ERP-Anbindung an Shopware: Optionen, Konnektoren und Stolpersteine

Eine ERP-Anbindung an Shopware steht und fällt mit einer Entscheidung: Welches System führt welche Daten? Danach wählen Sie den Weg: Hersteller-Konnektor, Middleware oder eigene Anbindung über die Admin-API. Dieser Beitrag zeigt die Optionen und die Fehler, die ich am häufigsten sehe.

Warum überhaupt ein ERP oder eine Warenwirtschaft?

Solange ein Shop wenige Bestellungen am Tag hat, lassen sich Lager, Rechnungen und Einkauf in Shopware und einer Tabelle verwalten. Ab einem gewissen Volumen, bei mehreren Verkaufskanälen oder bei Lagerware mit Einkauf kippt das. Dann braucht es ein System, das Bestände, Einkauf, Rechnungen und oft auch die Buchhaltung zentral führt. Das ist die Warenwirtschaft (WaWi) oder, mit größerem Umfang, das ERP (Enterprise Resource Planning).

Shopware bleibt dabei der Verkaufskanal. Es zeigt Produkte, nimmt Bestellungen entgegen und wickelt die Zahlung ab. Alles andere wandert in das ERP. Damit das funktioniert, müssen beide Systeme Daten austauschen, und zwar zuverlässig und in der richtigen Richtung.

Zuerst festlegen: Welches System führt?

Bevor Sie einen Konnektor kaufen oder eine Schnittstelle beauftragen, klären Sie für jede Datenart, welches System die Hoheit hat. In den meisten Projekten sieht das so aus:

Die Regel ist einfach: Jede Datenart hat genau ein führendes System. Wird ein Preis an zwei Stellen gepflegt, gewinnt beim nächsten Abgleich das führende System, und die andere Änderung ist weg. Das ist kein Fehler des Konnektors, sondern gewollt. Entsprechend müssen alle Mitarbeiter wissen, wo sie was pflegen.

Weg 1: Konnektoren der ERP-Hersteller

Viele Warenwirtschaftssysteme bringen eine fertige Shopware-Anbindung mit. Das ist der schnellste und meist günstigste Weg, solange Ihre Prozesse in das Standardmodell des Konnektors passen. Beispiele, die ich geprüft habe:

• JTL-Wawi: JTL stellt einen eigenen Connector für Shopware 6 bereit, der als Plugin im Shop installiert wird. JTL-Wawi ist dabei das datenführende System für Artikel, Preise und Bestände; Bestellungen und Kunden fließen zurück. Änderungen direkt in Shopware werden beim nächsten Abgleich überschrieben.
• weclapp: Unterstützt laut eigener Dokumentation Shopware 5 und 6 mit einer nativen Anbindung.
• Xentral: Bietet einen Shopware-6-Connector. Artikel, Varianten, Preise und Staffelpreise werden aus Xentral übertragen, Bestellungen importiert. Xentral weist ausdrücklich darauf hin, dass eine Bestellung mit einem Artikel, der in Xentral nicht existiert, nicht importiert wird und als Fehler im Journal landet.
• Pickware: Ein Sonderfall. Pickware läuft als Erweiterung direkt in Shopware und bringt Lagerverwaltung, Kasse und Rechnungsfunktionen mit. Es gibt keine klassische Schnittstelle, weil Shopware selbst zur Warenwirtschaft wird. Das passt, wenn Sie kein eigenständiges ERP brauchen.
• SAP Business One: Hier gibt es keinen Hersteller-Konnektor von SAP für Shopware, aber mehrere Drittanbieter-Konnektoren im Shopware Store.

Ein Konnektor spart Entwicklung, bindet Sie aber an sein Datenmodell. Prüfen Sie vor dem Kauf konkret: Werden Varianten so abgebildet, wie Sie sie brauchen? Wie werden Kundengruppenpreise übertragen? Was passiert mit Bestellungen, die Rabatte oder Gutscheine enthalten?

Weg 2: Middleware und Integrationsplattformen

Wenn Ihr ERP keinen passenden Konnektor hat oder mehrere Systeme beteiligt sind (ERP, PIM, Marktplätze, Versanddienstleister), lohnt sich eine Middleware. Sie sitzt zwischen den Systemen, übersetzt Datenformate und übernimmt Zeitpläne, Fehlerbehandlung und Protokolle. Dazu gehören spezialisierte Integrationsdienstleister ebenso wie Integrationsplattformen (iPaaS), in denen Abläufe grafisch zusammengesteckt werden.

Vorteil: Sie entkoppeln die Systeme. Wechselt später das ERP, bleibt die Shopware-Seite stehen. Nachteil: laufende Kosten und eine weitere Komponente, die betrieben und überwacht werden muss.

Weg 3: Eigene Anbindung über Admin-API und Sync-API

Shopware 6 ist API-first gebaut. Alles, was Sie in der Administration tun können, geht auch über die Admin-API. Für eine eigene Anbindung legen Sie unter Einstellungen → System → Integrationen eine Integration an. Sie erhalten eine Zugangs-ID und einen Sicherheitsschlüssel; der Schlüssel wird nur einmal angezeigt. Vergeben Sie der Integration eine eigene Rolle mit genau den Rechten, die sie braucht, statt Administratorrechte.

Für Massendaten gibt es die Sync-API unter POST /api/_action/sync. Sie erlaubt in einem Aufruf mehrere Operationen (Anlegen/Aktualisieren oder Löschen) über verschiedene Entitäten. Die wichtigsten Eigenschaften:

• Ein Aufruf ist transaktional: Scheitert ein Datensatz, wird der ganze Aufruf zurückgerollt.
• Shopware empfiehlt Pakete von etwa 50 bis 200 Datensätzen bei komplexen Entitäten wie Produkten mit Zuordnungen.
• Die API ist ratenbegrenzt; bei HTTP 429 muss die Anbindung warten und erneut versuchen.

Rechenintensive Folgearbeiten (Indizierung, Cache) laufen in Shopware 6 über die Message Queue. Der Worker muss auf dem Server laufen, sonst stauen sich die Aufgaben:

bin/console messenger:consume async
bin/console dal:refresh:index

In Shopware 5 gibt es ebenfalls eine REST-API, allerdings ohne Sync-Endpunkt und mit einem anderen Datenmodell. Wer heute noch eine neue Anbindung an Shopware 5 baut, sollte die Migration mitdenken, damit die Arbeit nicht doppelt anfällt.

Typische Datenflüsse im Detail

• Artikel: Die Artikelnummer ist der Schlüssel. Sie muss in beiden Systemen identisch und eindeutig sein, auch bei Varianten. Legen Sie vorher fest, wie Varianten im ERP heißen und wie sie in Shopware zu einem Hauptprodukt gehören.
• Bestände: Meist der häufigste Abgleich, oft alle paar Minuten. Klären Sie, ob reservierte Mengen (offene Bestellungen) abgezogen werden und was bei negativem Bestand passiert.
• Preise: Netto oder brutto? Welche Währung? Staffelpreise und Kundengruppenpreise brauchen in Shopware 6 Regeln (Rule Builder) oder erweiterte Preise, die der Konnektor abbilden muss.
• Bestellungen: Mit Positionen, Versandkosten, Rabatten, Gutscheinen, Zahlungsart und Zahlstatus. Der Status (bezahlt, versendet, Tracking-Nummer) fließt zurück und löst in Shopware E-Mails aus.
• Kunden: Gastbestellungen, Doppelregistrierungen und unterschiedliche Rechnungs- und Lieferadressen sind die üblichen Sonderfälle.

Konfliktfälle, die ich immer wieder sehe

1. Beide Seiten pflegen denselben Wert. Ein Mitarbeiter korrigiert einen Preis in Shopware, der Abgleich überschreibt ihn nachts. Lösung: Felder in Shopware sperren oder Schulung.
2. Artikel fehlt im ERP. Ein Produkt wurde nur in Shopware angelegt, die Bestellung kommt im ERP nicht an. Lösung: Anlage nur im führenden System, Fehlerjournal täglich prüfen.
3. Löschungen. Ein im ERP gelöschter Artikel wird in Shopware nicht entfernt oder umgekehrt. Mehrere Hersteller raten, nicht zu löschen, sondern zu deaktivieren.
4. Steuern und Rundung. Netto im ERP, brutto im Shop, Rundung pro Position oder pro Summe. Centdifferenzen auf Rechnungen sind die Folge.
5. Zeitversatz. Bestand im Shop ist 15 Minuten alt, der letzte Artikel wird zweimal verkauft. Lösung: Abgleichintervall und Sicherheitsbestand abstimmen.

Testplan vor dem Go-live

1. Anbindung zuerst gegen eine Staging-Installation von Shopware, nie gegen den Live-Shop.
2. Artikelabgleich mit einer kleinen Auswahl: einfacher Artikel, Variantenartikel, Artikel mit Staffelpreis, Artikel ohne Bild.
3. Bestandsänderung im ERP auslösen und Zeit bis zur Sichtbarkeit im Shop messen.
4. Testbestellungen: Gast, registrierter Kunde, mit Gutschein, mit abweichender Lieferadresse, Vorkasse und Online-Zahlung.
5. Statusrückfluss prüfen: Versand im ERP buchen, E-Mail mit Tracking in Shopware kontrollieren.
6. Fehlerfall provozieren: Artikel im ERP deaktivieren und bestellen. Wo taucht der Fehler auf, wer bekommt ihn mit?
7. Abschließend einen Volllauf mit allen Artikeln und Zeitmessung, damit Sie wissen, wie lange ein kompletter Abgleich dauert.

Häufige Fragen

Wenn Sie eine Anbindung planen oder eine bestehende Schnittstelle Probleme macht, finden Sie meine Leistungen dazu unter Shopware-Plugin- und Schnittstellenentwicklung.