E-Rechnung in Shopware: Fristen 2027/2028 und was Ihr Shop dafür braucht

Die Fristen, kurz und ohne Juristendeutsch

Betroffen sind Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden bleiben wie bisher. Kleinbeträge bis 250 € und Fahrausweise sind ausgenommen. Alles andere – also die typische Firmenbestellung im Shop mit Rechnungsadresse „GmbH“ – fällt unter die Pflicht.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Ein PDF, das Sie per Mail schicken, ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch unterwegs ist. Zwei Formate haben sich in Deutschland durchgesetzt:

• ZUGFeRD (ab Version 2.x): ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Menschen lesen das PDF, Buchhaltungsprogramme lesen die XML. Für die meisten Shops die richtige Wahl, weil der Kunde weiter eine „normale“ Rechnung sieht.
• XRechnung: reines XML ohne PDF. Pflicht bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, sonst selten gefordert.

Für den Empfang gilt seit 2025: Ihr Unternehmen muss eine E-Rechnung annehmen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür formal aus. Für das Ausstellen reicht es nicht – da muss die Software mitspielen.

Die wichtigste Frage zuerst: Wer erzeugt Ihre Rechnungen?

Bevor Sie etwas in Shopware umstellen, klären Sie diese Frage. In vielen Shops erzeugt nicht Shopware die Rechnung, sondern die Warenwirtschaft – weclapp, Xentral, Lexware, SAP Business One. Dann muss die Warenwirtschaft die E-Rechnung ausstellen, und Shopware ist nur der Auftragseingang. Ein ZUGFeRD-Plugin im Shop wäre in diesem Fall Geld für nichts. Erst wenn Shopware die Rechnungen schreibt und verschickt, ist der Shop der richtige Ort für die Umstellung.

Shopware 6: ab 6.6.10 mit Bordmitteln

Seit Shopware 6.6.10 kann die Dokumentenerstellung Rechnungen als PDF mit eingebetteter ZUGFeRD-XML oder als reine XML erzeugen; ZUGFeRD für Stornos und Gutschriften gibt es ab 6.7.9. Es gibt also keinen Grund für ein Zusatzplugin – vorausgesetzt, der Shop ist aktuell. Wer auf 6.5 oder einer frühen 6.6 steht, braucht erst das Update. Was dann noch zu tun ist:

1. Rechnungsvorlage prüfen: Pflichtangaben wie Leitweg-ID (bei öffentlichen Auftraggebern), USt-IdNr., Zahlungsziel und Bankverbindung müssen in den Dokumenten-Einstellungen hinterlegt sein.
2. ZUGFeRD-Profil wählen – in der Regel EN 16931, das Profil, das alle Pflichtfelder abdeckt.
3. Testrechnungen erzeugen und mit einem Validator prüfen, zum Beispiel dem kostenlosen ZUGFeRD-Validator des FeRD oder dem XRechnung-Validator der KoSIT.
4. Eine Testrechnung an den Steuerberater schicken und von dort einlesen lassen. Erst wenn die Buchhaltungssoftware die XML sauber übernimmt, ist die Einrichtung fertig.

Shopware 5: nur mit Plugin

Shopware 5 kann von Haus aus keine E-Rechnungen, und nach dem Support-Ende kommt diese Funktion auch nicht mehr. Ich habe dafür ein eigenes Plugin entwickelt, das die bestehende PDF-Rechnung um die ZUGFeRD-XML ergänzt – Profil EN 16931, validiert, ohne Eingriff in Ihre Rechnungsvorlage. Das Layout der Rechnung bleibt, der Kunde merkt nichts außer einem etwas größeren PDF. Das Plugin läuft bei einem Kunden produktiv. Einbau und Konfiguration dauern einen Tag.

Ehrlich gesagt: Wenn ein Shopware-5-Shop die E-Rechnung braucht, ist das oft der Moment, in dem die Migration auf Shopware 6 wirtschaftlich wird. Das Plugin kauft Zeit – für Shops, die 2027 noch auf Shopware 5 laufen und nicht bis zur Migration warten können.

Vier Fehler, die ich in der Praxis sehe

• Falsches Profil: ZUGFeRD „Basic“ oder „Minimum“ deckt nicht alle Pflichtfelder ab. Die Buchhaltung des Kunden lehnt die Rechnung ab, obwohl sie technisch eine E-Rechnung ist. EN 16931 ist der sichere Standard.
• Fehlende USt-IdNr. des Empfängers: Im Shop ist das Feld optional, in der E-Rechnung bei bestimmten Fällen Pflicht. Das Kundenkonto-Formular sollte die USt-IdNr. für Firmenkunden abfragen, sonst fehlt sie in der XML.
• Rechnungskorrekturen: Stornos und Gutschriften müssen ebenfalls als E-Rechnung raus – mit Bezug auf die Ursprungsrechnung. Das vergisst fast jeder bei der ersten Einrichtung.
• Doppelte Rechnungen: Shop und Warenwirtschaft erzeugen beide ein Dokument, eines davon ohne XML. Der Kunde bekommt zwei Rechnungen und bucht die falsche. Eine Quelle, ein Dokument – das ist die Regel.

Alle vier Punkte sind in zwei Stunden geklärt, wenn man sie vor der Einrichtung durchgeht. Nach der Einrichtung kosten sie Wochen, weil Kunden reklamieren und Rechnungen neu ausgestellt werden müssen.

Was es kostet

• Shopware 6 (ab 6.6.10): Einrichtung, Pflichtfelder, Validierung – 590 € netto Festpreis.
• Shopware 5: Plugin plus Einbau – 590 € netto Festpreis.
• In Kombination mit einem Shopware-6-Update: 10 % Rabatt auf den Einbau.

Zeitplan

Wer über 800.000 € Vorjahresumsatz liegt, hat bis Ende 2026 Zeit. Das klingt nach viel, ist es aber nicht: Vor der Einrichtung steht in vielen Fällen ein Shopware-Update, danach der Abgleich mit dem Steuerberater. Zwei bis drei Wochen Vorlauf sind realistisch. Alle anderen haben bis Ende 2027 – aber wer die Umstellung mit dem nächsten Update zusammenlegt, spart sich einen zweiten Staging-Durchlauf.

Unsicher, ob Ihr Shop betroffen ist? Schicken Sie mir Shopware-Version und Umsatzklasse, ich sage Ihnen Frist und Preis. Details auf der Seite E-Rechnung in Shopware.